Era 2017, a empresária Camila Jarnallo, proprietária da Nine O’ Clock, estava perdida. Sua empresa, especializada na prestação de serviços de credenciamento para grandes eventos, não ia bem, estava cheia de dívidas e sem rumo.
Eram centenas de eventos para gerenciar ao longo do ano. Atendendo clientes grandes como: Itaú, Natura, Ambev, Rock in Rio e Lolapalooza; oferecendo um padrão altíssimo de qualidade no atendimento, o que, além de tomar muito tempo e energia de toda a equipe, ainda apertava o caixa da empresa em eventos que, apesar de grandes, não sabia se seriam lucrativos à Nine O’ Clock.
Mas através da indicação de uma amiga, que também é empresária; Camila conheceu a Avanx.
Na primeira reunião conosco, Camila logo citou a sua insatisfação com a sua empresa:
“Estou perdida! Não dou conta de gerenciar tantas coisas. Não temos processos e nem organização financeira. Executamos centenas de eventos, mas o dinheiro simplesmente não aparece na conta. Parece que quanto mais eu trabalho, menos dinheiro eu tenho. Preciso de ajuda!”
E foi nesse contexto que a Avanx iniciou seu trabalho.
Primeiramente era necessário saber o caminho que o dinheiro estava percorrendo, para então encontrar o problema. Para isso, implementamos, junto ao time financeiro da Nine, um processo padronizado de registro e classificação de toda a movimentação financeira da empresa, nada mais passava batido.
Desta forma, conseguimos gerar relatórios de fluxo de caixa detalhados, o que nos permitiu saber, exatamente, por onde o dinheiro entrava e por onde ele saia, identificando os maiores gargalos do negócio.
Além disso, precisávamos saber, também, quanto cada cliente e evento estava gerando de lucro, ou prejuízo, para o negócio. A fim de fazer esta análise, implementamos uma estrutura de controle por centro de custo, onde, neste caso, os centros de custo seriam os próprios eventos e clientes, permitindo associar todas as movimentações financeiras a cada evento que a Nine realizava. Desta forma, conseguimos apurar a lucratividade, ou prejuízo de cada evento, para a empresa.
E assim, o mapa financeiro da empresa estava pronto!
Identificamos que a empresa apresentava basicamente 3 problemas:
Com o mapa em mãos, era hora de iniciar a jornada!
Para resolver o problema de capital de giro, implementamos um controle de orçamentos e precificação dos eventos, que permitia saber de antemão, o lucro e quanto cada evento exigia de caixa para ser executado.
Acoplamos e consolidamos todos os orçamentos no controle de fluxo de caixa da empresa e assim, passamos a ter a visão de todo o capital de giro necessário para o negócio rodar. Ou seja, ao consolidar todas as receitas e despesas projetadas de cada evento, no fluxo de caixa da empresa, conseguimos ter uma visão futura dos resultados e podemos antecipar e resolver possíveis problemas de caixa; negociando o fluxo de pagamento com os clientes, mesmo antes dos eventos iniciarem.
A empresa passou a visualizar com precisão o comportamento dos números, não só do passado, mas também do futuro! Isso permitiu planejar ações com antecedência e segurança, acabando com aquela dinâmica de apagar incêndios todos os dias.
Além disso, a organização e padronização dos controles financeiros, principalmente dos eventos, gerou também mais organização operacional, pois toda a empresa passou a “falar a mesma língua”.
Todo evento passou a ser associado a um código numérico único, o que facilitou absurdamente a comunicação interna da equipe. Os processos e fluxo de informação dentro da empresa como: propostas, contratos, negociações, trocas de e-mails, valores, acordos e demandas de clientes; passaram a seguir a mesma codificação padronizada, reduzindo drasticamente as falhas de comunicação, erros, retrabalhos e, consequentemente, custos. Ou seja, a organização financeira, além de reduzir custos, trouxe também eficiência operacional.
Neste momento, a empresa já estava gerando ótimos resultados e rodando no modo automático, mas sabíamos que era possível melhorar ainda mais o faturamento e as margens; e para isto acontecer, precisaríamos alinhar os interesses da empresa com os interesses da equipe.
Assim implementamos um plano de bonificação por metas, que tinha apenas 2 objetivos: aumentar faturamento e reduzir custos.
Com o time comercial, foram alinhadas duas metas de faturamento anual, uma mais conservadora e outra mais desafiadora. Com o time operacional, foi adotada a mesma estratégia, porém ao invés de adotar o faturamento como métrica, adotamos duas metas de % de CSV (custo do serviço vendido). Ou seja, para receberem as bonificações ao final do ano, o time comercial precisaria bater a meta de faturamento e o time operacional precisaria bater a meta de retenção de custos.
Tudo isso só foi possível, pois todos os processos e controles financeiros já estavam bem estabelecidos, permitindo que, tais métricas, fossem geradas de forma automática, facilitando o acompanhamento e agilizando o feedback aos funcionários, que já atuavam em tempo hábil caso houvesse algum desvio nos seus indicadores. Caso contrário, sem a organização financeira, não seria possível definir e acompanhar essas metas com a precisão e clareza necessárias.
E assim, com o modelo de gestão implementado pela Avanx, a Camila conseguiu se desvincular da operação e focar sua energia no time comercial e assuntos mais estratégicos da empresa.
Hoje, com muito mais clareza dos números e eficiência operacional, a empresa consegue gerenciar um número ainda maior de eventos, com muito mais segurança financeira e triplicando o seu caixa.
Alcançando estes resultados, sem a necessidade de aumentar a equipe e nem ficar apagando incêndios. E toda esta visão estratégica e clara dos números da empresa, trouxe à Camila muito mais segurança e tranquilidade!
